Hepe.fi asiakasrekisterin rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Hepen asiakasrekisterin yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste, jota käytetään Hepe.fi palveluun rekisteröityjen informoimiseen henkilötietojen käsittelystä.

Tämä tietosuojaseloste kertoo kuinka me Hetion Oy ( yritys Hepe.fi:n taustalla ) käsittelee henkilökohtaista tietoa ottaen myös huomioon GDPR:n tietosuojasäännöt ja muut tärkeät yksityisyyteen liittyvien tietojen hallinnan. Hepe on yritys, jossa yksityisyys menee kaiken edelle. Me saamme tuloja maksavista asiakkaistamme, joten meillä ei ole mitään syytä myydä, vuokrata tai antaa mitään tietojasi ulkopuolisille - se ei ole meidän liiketoimintamallimme.

Toivomme, että sivuillamme on kerrottu tarpeeksi selkeästi miten järjestelmä toimii ja kuinka tietojasi suojellaan. Jos koet, että jotain tietoja puuttuu tai kaipaat tarkennusta, älä epäröi ottaa meihin yhteyttä.
Laadittu 4.5.2022.

1. Rekisterin ylläpitäjä

Hetion Oy - Henri Turunen, etunimi (ät) hepe.fi, 044 3434350.

2. Rekisterin nimi

Hepen asiakasrekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu olla yhteydessä asiakkaisiin. Asiakkaan tehtyä sopimuksen Hepen kanssa oikeusperusteena on kyseinen sopimus.

Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan käyttää markkinointiin tavoilla, jotka on yleisesti katsottu rekisterinpitäjien oikeutetuksi eduksi. Yksityishenkilöiden tietoja voidaan käyttää markkinointiin, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksen. Rekisteröidyllä on kaikissa tapauksissa oikeus kieltää tietojensa käytön sähköiseen suoramarkkinointiin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

4. Rekisterin tietosisältö ja oikeusperuste

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, joita seurataan, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, mahdolliset laskutus- ja maksutiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen tai tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon tarvittavan ajan. Perustellusta syystä henkilötietoja voidaan säilyttää tätä pidempään arkistointitarkoituksessa (esimerkiksi sopimukset).

Verkkosivuston vierailijoiden käynneistä ei tallennetta IP-osoitteita tai seurantaan liittyviä evästeitä. Kirjautuvilla asiakkailla ainoat evästeet, jotka mahdollisesti tallennetaan liittyvät oleellisesti järjestelmän toimintaan, kuten tieto onko henkilö kirjautunut tai ei.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri syntyy asiakkailta saaduista tiedoista. Tietoja saadaan Hepen www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksissa, asiakastapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

6. Tietojen luovutukset ja vastaanottajat

Tietoja luovutetaan ainoastaan mahdollisessa maksutilanteessa maksunvälittäjälle maksukortilla maksaessa. Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu etukäteen asiakkaan kanssa.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Hepe huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien ylläpitotunnuksia ja muita palvelun turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Hepe voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Hepe vastaa asiakkaalle yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9. Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten oikeus kieltää henkilötietojen käytön sähköiseen suoramarkkinointiin sekä oikeus henkilötietojen käytön rajoittamiseen yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Hepe voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Hepe vastaa asiakkaalle yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).